Phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hữu hiệu nhất

Bạn đang sử dụng phương thức nào quản lý hóa đơn đầu vào, nó đã thực sự hiệu quả? Hãy theo dõi nội dung bài viết dưới đây của chúng tôi để nắm bắt những phương pháp hữu hiệu nhất cho công việc của mình đạt hiệu quả như mong muốn.

Với hóa đơn giấy, kế toán chỉ kẹp lưu vào sổ chứng từ thủ công là xong. Còn hóa đơn điện tử phía bán hàng sẽ gửi cho bạn qua email. Do đó cần cách xử lý đạt hiệu quả tối ưu hơn.

Thứ nhất, nhận hóa đơn điện tử qua email công ty riêng

Hãy thiết lập một email công ty mới riêng để nhận hóa đơn bên bán gửi. Email đó sẽ lưu trữ toàn bộ hóa đơn đầu vào phục vụ việc mua bán dịch vụ, hàng hóa của công ty. Thay vì dùng lẫn vào email chung của công ty.

Ưu điểm phương thức này là quản lý riêng biệt dễ dàng, tránh nhầm lẫn với nhiều nội dung khác. Đồng thời mọi kết toán dù mới cũng dễ theo dõi.

Tuy nhiên nó cũng có hạn chế nhất định như nếu là emal cá nhân thì không chuyên nghiệp và thiếu tin tưởng. Nhà cung cấp cần xác nhận để chứng thực.

Nguy cơ mất tài khoản hoặc khi kế toán nghỉ việc thì phải sao lưu dữ liệu sang tài khoản mới. Kế toán hạch toán thủ công trên phần mềm kế toán, dễ gây sai sót.

Thứ hai, nhận hóa đơn qua email và in để lưu trữ

Với những khó khăn và rủi ro mất dữ liệu, tra cứu hóa đơn mất thời gian. Do vậy nhiều kế toán chọn cách in hóa đơn điện tử và kẹp với chứng từ mua bán để quản lý. Như vậy hóa đơn lưu trữ hai đầu mối.

Ưu điểm là không cần tạo email mới khác và không mất dữ liệu. Tuy nhiên khá tốn kém giấy in và quản lý nhiều đầu mối đôi khi lệch khó tra cứu. Không có giải pháp kiểm tra hóa đơn hợp lệ và hạch toán thủ công.

Thứ ba, nhận hóa đơn qua email và lưu ảnh vào folder

Đây là thói quen theo dõi của khá nhiều kế toán. Nhận hóa đơn, kiểm tra và lưu vào folder, láy tên theo ngày, tháng, năm hóa đon và nhà cung cấp, số hóa đơn.

Ưu điểm dễ thao tác và phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít phát sinh các hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ. Hạn chế khá nhiều vì không thể thực hiện với nhiều hóa đơn. Không lọc được theo nhà cung cấp khi cần tra cứu. Dễ sai sót vì kiểm tra thủ công. Nguy cơ mất dữ liệu nếu máy tính gặp sự cố. Kế toán nhập thủ công, quy trình rườm rà tốn khá nhiều thời gian.

Thứ tư, nhận hóa đơn và làm bảng kê excel

Khá nhiều kế toán sử dụng hình thức này. Nhận hóa đơn qua email, kế toán nhập liệu thủ công lên bảng excel và gắn link mã tra cứu trên thư. Sau đó nhập lên phần mềm và đối chiếu.

Ưu điểm phù hợp doanh nghiệp quy mô nhỏ, hợp công việc làm trên excel hàng ngày của kế toán. Tuy nhiên hạn chế do nhập tay nên dễ sai sót thừa, thiếu.

Khó tra cứu trên bảng tính và không có phương pháp kiểm tra hóa đơn hợp lệ. Đồng thời nguy cơ sai số và mất dữ liệu khi nhập lên phần mềm. Tốn thời gian đối chiếu, kiểm tra. Nhiều nguồn lưu trữ dữ liệu dễ không đồng nhất.

Thứ năm, sử dụng phần mềm

Quy định của Tổng cục Thuế chuyển sang hóa đơn điện tử để tiết kiệm chi phí giấy in cho doanh nghiệp. Do đó quản lý thủ công không phủ hợp. Phần mềm kế toán là tối ưu để giảm thời gian và tăng độ chính xác.

Kế toán thuế cần hoàn tất những công việc gì?

Các lỗi dễ mắc trong hoạt động kế toán khiến doanh nghiệp bị phạt